Come automatizzare gli acquisti dai fornitori in una farmacia online
Gestire un ecommerce farmaceutico significa lavorare con cataloghi molto ampi, disponibilità che cambiano rapidamente e prodotti distribuiti da fornitori differenti.
Quando gli ordini online aumentano, una delle attività che può assorbire più tempo è proprio l’approvvigionamento dei prodotti non disponibili a magazzino.
L’operatore deve verificare quali articoli devono essere acquistati, controllare la disponibilità presso i fornitori, confrontare eventualmente prezzi e condizioni e infine effettuare l’ordine.
Per pochi ordini al giorno questo processo può essere gestibile manualmente. Con l’aumento dei volumi, però, diventa facilmente un collo di bottiglia.
L’automazione degli acquisti permette di trasformare questo processo in un flusso strutturato:
ordine ecommerce → verifica disponibilità → scelta del fornitore → proposta/ordine di acquisto → aggiornamento dello stato dell’ordine.
Vediamo come può essere realizzato.
Il problema dell’approvvigionamento in una farmacia ecommerce
Un ecommerce tradizionale tende a vendere principalmente prodotti già presenti nel proprio magazzino.
Nel settore farmaceutico la situazione può essere differente.
Una farmacia può gestire migliaia o decine di migliaia di referenze e affidarsi a diversi distributori per garantire una maggiore disponibilità del catalogo.
Quando arriva un ordine ecommerce possono quindi verificarsi situazioni differenti:
- prodotto disponibile in farmacia;
- prodotto disponibile solo parzialmente;
- prodotto da acquistare presso un distributore;
- prodotto disponibile presso più fornitori;
- prodotto temporaneamente non disponibile;
- ordine contenente articoli provenienti da fonti differenti.
Gestire manualmente tutte queste casistiche richiede tempo e aumenta il numero di operazioni necessarie per completare un ordine.
Il problema non riguarda quindi soltanto sapere se un prodotto è disponibile, ma decidere come approvvigionarlo nel modo più efficiente.
Dal controllo manuale all’approvvigionamento automatico
Un sistema di automazione può analizzare gli articoli richiesti dagli ordini ecommerce e determinare quali devono essere acquistati.
Il flusso può essere schematizzato in questo modo:
- il cliente effettua un ordine sull’ecommerce;
- il sistema acquisisce l’ordine;
- viene verificata la disponibilità dei singoli articoli;
- vengono individuati i prodotti da approvvigionare;
- viene interrogata la disponibilità presso i fornitori configurati;
- vengono applicate le regole di acquisto della farmacia;
- viene generata una proposta oppure un ordine al fornitore;
- lo stato dell’approvvigionamento viene monitorato all’interno dello stesso flusso operativo.
In questo modo l’operatore non deve più ricostruire manualmente la situazione partendo dai singoli ordini ricevuti.
Integrare Farmaclick e i fornitori
Uno degli elementi centrali dell’automazione è la possibilità di integrare servizi e sistemi utilizzati dalla farmacia per interagire con i propri distributori.
Ad esempio, un’integrazione con Farmaclick può permettere di inserire la gestione dell’approvvigionamento all’interno di un processo automatizzato, insieme agli altri fornitori e alle altre fonti dati utilizzate dalla farmacia.
L’obiettivo non è semplicemente effettuare una chiamata verso un fornitore.
Il valore nasce dal collegare questa informazione al resto del ciclo dell’ordine ecommerce.
Il sistema deve sapere:
cosa è stato venduto, cosa è disponibile internamente, cosa deve essere acquistato e da quale fornitore conviene approvvigionarlo.
È questa orchestrazione a trasformare una semplice integrazione in un vero processo di automazione.
Scegliere automaticamente il fornitore
Quando uno stesso prodotto è disponibile presso più distributori, la scelta può essere effettuata utilizzando regole configurabili.
Il prezzo può essere uno dei parametri, ma non necessariamente l’unico.
La farmacia potrebbe considerare:
- disponibilità del prodotto;
- prezzo di acquisto;
- priorità assegnata al fornitore;
- condizioni commerciali;
- quantità minima;
- tempi di consegna;
- soglie d’ordine;
- specifiche regole definite dalla farmacia.
Un sistema più evoluto può quindi determinare automaticamente il fornitore più appropriato per ogni articolo.
Questo permette di passare da:
“Dove posso acquistare questo prodotto?”
a:
“Qual è il fornitore migliore per questo prodotto secondo le mie regole?”
Ordine automatico o proposta di acquisto?
Automatizzare non significa necessariamente eliminare il controllo umano.
Sono possibili diversi livelli di automazione.
Proposta di acquisto
Il sistema individua i prodotti necessari, seleziona i fornitori e prepara una proposta.
L’operatore controlla e conferma l’ordine.
È spesso il punto di partenza migliore per una farmacia che vuole introdurre gradualmente l’automazione.
Ordine semi-automatico
Il sistema prepara gli ordini per i diversi fornitori applicando le regole configurate.
L’operatore interviene soltanto in presenza di anomalie o condizioni particolari.
Ordine automatico
Per prodotti, fornitori e condizioni precedentemente autorizzati, l’ordine può essere generato senza intervento manuale.
Le eccezioni vengono invece sottoposte all’operatore.
L’obiettivo dovrebbe quindi essere automatizzare le situazioni prevedibili e portare all’attenzione dell’operatore soltanto le eccezioni.
Gestire un ordine ecommerce con più fornitori
Un’altra complessità tipica riguarda gli ordini contenenti numerosi articoli.
Immaginiamo un ordine con dieci prodotti:
- sei sono disponibili in farmacia;
- due sono disponibili presso il fornitore A;
- uno è più conveniente presso il fornitore B;
- uno non è disponibile.
Senza un sistema centralizzato, l’operatore deve ricostruire manualmente questa situazione.
Con un sistema di orchestrazione degli acquisti, invece, l’ordine ecommerce rimane l’elemento centrale.
Il sistema può associare a ciascun articolo la relativa fonte di approvvigionamento e mantenere una visione complessiva dello stato dell’ordine.
Questo è particolarmente importante quando i volumi aumentano.
Perché non basta integrare il gestionale con l’ecommerce
Collegare il gestionale della farmacia all’ecommerce è fondamentale, ma non risolve necessariamente l’intero problema.
Il gestionale può rappresentare la fonte principale per anagrafiche, giacenze e processi amministrativi.
L’ecommerce gestisce invece catalogo online, carrello e vendita.
Tra questi sistemi esiste però un livello operativo che deve coordinare:
gestionale → ecommerce → ordini → fornitori → marketplace → comparatori → promozioni.
È qui che un middleware specializzato può diventare utile.
Invece di implementare collegamenti indipendenti tra ogni sistema, è possibile centralizzare le regole e i flussi di integrazione.
Automatizzare gli acquisti con Galenis
Galenis nasce per collegare il gestionale della farmacia con ecommerce, fornitori e canali digitali, mantenendo centralizzati i processi necessari alla gestione della vendita online.
Il modulo Acquisti fornitori permette di inserire l’approvvigionamento all’interno del ciclo dell’ordine gestito dalla piattaforma.
L’obiettivo è ridurre le operazioni manuali necessarie per individuare i prodotti da acquistare e coordinare l’interazione con i fornitori configurati.
Galenis non sostituisce il gestionale della farmacia.
Agisce invece come middleware di orchestrazione, collegando i sistemi esistenti e automatizzando i flussi necessari all’ecommerce.
Un esempio di flusso automatizzato
Consideriamo una farmacia che riceve 100 ordini ecommerce al giorno.
Invece di controllare singolarmente ogni ordine, il processo può diventare:
Ecommerce
↓
Galenis acquisisce gli ordini
↓
Verifica disponibilità
↓
Identifica gli articoli da acquistare
↓
Interroga i fornitori
↓
Applica le regole di approvvigionamento
↓
Genera le proposte/ordini di acquisto
↓
Segnala solamente le eccezioni
L’operatore passa quindi dalla gestione manuale di ogni singola operazione alla supervisione del processo.
I vantaggi per una farmacia online
Automatizzare gli acquisti può portare benefici soprattutto quando aumenta il numero di ordini gestiti quotidianamente.
Tra i principali:
- riduzione delle attività manuali;
- maggiore velocità nella gestione degli ordini;
- minore rischio di errori operativi;
- confronto strutturato tra i fornitori;
- applicazione uniforme delle regole di acquisto;
- migliore controllo degli articoli non disponibili;
- maggiore scalabilità dell’ecommerce.
Il vantaggio più importante è però organizzativo.
La crescita degli ordini non deve necessariamente comportare una crescita proporzionale del lavoro amministrativo necessario per gestirli.
Quando conviene automatizzare gli acquisti?
Non esiste una soglia valida per tutte le farmacie.
Se vengono gestiti pochi ordini ecommerce e quasi tutti i prodotti sono già disponibili internamente, il processo manuale può essere sufficiente.
L’automazione diventa invece particolarmente interessante quando:
- aumenta il numero di ordini giornalieri;
- una parte significativa dei prodotti deve essere approvvigionata;
- vengono utilizzati più fornitori;
- gli operatori dedicano molto tempo alla verifica delle disponibilità;
- vengono effettuati frequentemente ordini manuali ai distributori;
- diventa difficile capire rapidamente quali articoli stanno bloccando gli ordini ecommerce.
In questi casi il problema non è più semplicemente tecnico.
Diventa un problema di scalabilità del processo operativo.
Vuoi capire quanto puoi automatizzare?
Ogni farmacia utilizza gestionali, fornitori e procedure differenti.
Per questo prima di introdurre un’automazione è utile analizzare il flusso attuale:
ordine ecommerce → disponibilità → approvvigionamento → preparazione → spedizione.
Possiamo analizzare insieme il processo utilizzato dalla tua farmacia e individuare quali passaggi possono essere gestiti automaticamente attraverso Galenis, mantenendo i sistemi e i fornitori che utilizzi già.
Richiedi una demo di Galenis o un’analisi del tuo attuale processo di approvvigionamento.
FAQ
È necessario sostituire il gestionale della farmacia?
No. Galenis è progettato per integrarsi con i sistemi esistenti e non nasce come sostituto del gestionale.
È possibile utilizzare più fornitori?
Sì. Il processo di approvvigionamento può essere progettato per lavorare con più fornitori e applicare regole differenti nella selezione.
L’ordine al fornitore deve essere completamente automatico?
No. È possibile prevedere un processo con conferma dell’operatore oppure automatizzare soltanto determinate casistiche.
È possibile integrare Farmaclick?
L’integrazione dipende dai servizi e dalle modalità di accesso disponibili per la farmacia e deve essere verificata in fase di configurazione del progetto.
Galenis funziona solo con Magento?
No. Galenis è un middleware e l’integrazione con l’ecommerce viene gestita attraverso i connettori e le API disponibili. La compatibilità con lo specifico progetto viene verificata in fase di analisi.
È possibile sviluppare integrazioni specifiche?
Sì. Quando un gestionale, un fornitore o un processo non è coperto dalle integrazioni standard, è possibile valutarne l’integrazione tramite API o attraverso attività di Developer Support.