Farmadati: cos’è, come funziona e perché è essenziale per la farmacia
Chi gestisce una farmacia, un ecommerce farmaceutico o un sistema software dedicato al settore deve lavorare ogni giorno con migliaia di referenze: farmaci, parafarmaci, dispositivi medici, integratori, cosmetici e altri prodotti destinati al canale farmacia.
Gestire manualmente tutte queste informazioni sarebbe estremamente complesso.
È qui che entrano in gioco le banche dati farmaceutiche e, in particolare, Farmadati, una delle fonti informative utilizzate dagli operatori del settore per identificare e gestire correttamente i prodotti.
Una banca dati strutturata permette infatti di associare a ogni referenza informazioni standardizzate e di utilizzarle all’interno del gestionale della farmacia, dell’ecommerce e degli altri sistemi collegati.
Vediamo quindi cos’è Farmadati, come funziona e come può essere integrato nell’infrastruttura digitale di una farmacia.
Cos’è Farmadati Italia
Farmadati è una realtà specializzata nella gestione e distribuzione di informazioni relative ai prodotti del settore farmaceutico e sanitario.
La banca dati viene utilizzata nell’ecosistema della farmacia per disporre di informazioni strutturate e aggiornate sui prodotti, evitando che ogni operatore debba costruire e mantenere autonomamente il proprio catalogo.
Il problema che Farmadati contribuisce a risolvere è semplice da comprendere.
Una farmacia può gestire decine di migliaia di referenze e, nel caso di ecommerce particolarmente estesi, il catalogo potenziale può diventare ancora più grande.
Per ogni prodotto possono essere necessarie numerose informazioni:
- codice identificativo;
- denominazione;
- produttore;
- categoria merceologica;
- prezzo;
- aliquota IVA;
- classificazioni;
- caratteristiche del prodotto;
- informazioni commerciali;
- dati utili alla pubblicazione sui canali digitali.
Queste informazioni possono inoltre cambiare nel tempo.
Una banca dati farmaceutica centralizzata consente quindi ai sistemi utilizzati dalla farmacia di lavorare su informazioni strutturate e identificativi condivisi.
A cosa serve la banca dati Farmadati
Farmadati può essere considerato uno dei componenti informativi dell’infrastruttura digitale della farmacia.
I dati provenienti dalla banca dati possono essere utilizzati dai software gestionali e dagli altri sistemi per costruire e aggiornare le anagrafiche dei prodotti.
A seconda del servizio e della tipologia di dato disponibile, le informazioni possono riguardare elementi quali:
Codici identificativi
Il codice AIC, dove applicabile, e altri identificativi permettono di riconoscere in maniera univoca i prodotti e collegare correttamente le informazioni provenienti da sistemi differenti.
Denominazioni e informazioni anagrafiche
Il gestionale può utilizzare dati strutturati per identificare correttamente prodotto, confezione e produttore.
Prezzi e informazioni commerciali
Le informazioni disponibili possono essere utilizzate come base per mantenere aggiornate le anagrafiche commerciali, fermo restando che il prezzo effettivamente applicato dalla farmacia può dipendere dalle proprie politiche commerciali.
Classificazioni
Categorie e altre classificazioni facilitano l’organizzazione di cataloghi composti da migliaia di prodotti.
Informazioni descrittive e multimediali
Quando previste dal servizio e dalle relative licenze, informazioni aggiuntive e asset possono essere utilizzati per arricchire la gestione del catalogo.
La banca dati diventa quindi una fonte informativa strutturata, mentre il gestionale o il middleware decide come utilizzare e distribuire queste informazioni.
Chi utilizza Farmadati
Farmadati non è utile esclusivamente alle farmacie.
Una banca dati farmaceutica strutturata può essere utilizzata da diversi soggetti della filiera:
- farmacie;
- parafarmacie;
- grossisti e distributori;
- software house;
- aziende farmaceutiche;
- piattaforme ecommerce;
- operatori che sviluppano servizi digitali per il settore sanitario.
Le esigenze possono essere molto differenti.
Una farmacia può avere bisogno dei dati per aggiornare il proprio gestionale.
Una software house può invece integrarli all’interno di una piattaforma utilizzata da centinaia di farmacie.
Un ecommerce può utilizzarli come una delle fonti necessarie alla costruzione e all’aggiornamento del proprio catalogo.
Il valore non risiede quindi semplicemente nel poter “consultare” una banca dati, ma nella possibilità di integrarla nei processi informatici della farmacia.
Come accedere a Farmadati
L’accesso ai dati dipende dal servizio richiesto, dalla tipologia di utilizzatore e dalle relative condizioni contrattuali e di licenza.
Una farmacia può trovarsi, ad esempio, a utilizzare informazioni Farmadati indirettamente attraverso il proprio software gestionale.
Una software house o un operatore che deve elaborare direttamente i dati può invece avere esigenze di integrazione differenti.
Per questo motivo, prima di progettare un’integrazione è importante verificare:
- quali dataset sono necessari;
- quali informazioni sono incluse nel servizio;
- con quale frequenza vengono aggiornate;
- attraverso quali modalità tecniche possono essere acquisite;
- quali diritti di utilizzo e redistribuzione sono previsti dalla licenza.
Quest’ultimo punto è particolarmente importante quando i dati devono essere utilizzati anche su ecommerce, marketplace o servizi esterni.
Farmadati e i gestionali di farmacia
Uno degli utilizzi più interessanti di Farmadati riguarda l’integrazione con il gestionale della farmacia.
Il gestionale contiene normalmente informazioni fondamentali per l’operatività quotidiana: prodotti, movimenti di magazzino, ordini, vendite e rapporti con i fornitori.
Una banca dati esterna può invece fornire una base informativa standardizzata sulle referenze.
L’integrazione tra questi sistemi permette di ridurre notevolmente il lavoro manuale.
Quando viene identificato un prodotto tramite il relativo codice, il software può associare automaticamente le informazioni disponibili nella banca dati alla corrispondente anagrafica.
In questo modo l’operatore non deve ricostruire manualmente tutte le informazioni relative al prodotto.
Il vantaggio diventa ancora maggiore quando la farmacia dispone anche di un ecommerce.
Farmadati, gestionale ed ecommerce
In una farmacia moderna il dato prodotto raramente rimane confinato all’interno di un unico software.
Lo stesso articolo può comparire contemporaneamente nel:
- gestionale della farmacia;
- magazzino;
- ecommerce;
- sistema di gestione ordini;
- marketplace;
- comparatore prezzi;
- Google Merchant Center;
- feed destinati a partner commerciali.
Il problema diventa quindi stabilire quale sistema sia responsabile di ciascun tipo di informazione.
Un’architettura tipica può essere rappresentata così:
Farmadati → middleware/gestionale → ecommerce → marketplace e canali esterni
Farmadati fornisce informazioni strutturate sul prodotto.
Il gestionale mantiene i dati operativi della farmacia.
Un middleware come Galenis può occuparsi di mettere in relazione queste informazioni e distribuirle verso i diversi canali.
L’ecommerce diventa così uno dei destinatari del dato, invece di trasformarsi nel sistema centrale da cui dipende tutta l’infrastruttura.
Integrare Farmadati con Galenis
Galenis è una piattaforma middleware progettata per collegare i diversi sistemi utilizzati dalla farmacia.
L’obiettivo non è sostituire il gestionale esistente, ma creare un livello di integrazione tra:
gestionale → catalogo → ecommerce → fornitori → marketplace
In questo scenario, l’integrazione con Farmadati consente di utilizzare la banca dati come fonte informativa per il catalogo.
Galenis può quindi combinare informazioni provenienti da fonti differenti.
Per esempio:
Farmadati
Fornisce i dati strutturati relativi al prodotto.
Gestionale della farmacia
Fornisce disponibilità, movimenti di magazzino e altre informazioni operative.
Fornitori e grossisti
Forniscono disponibilità, condizioni di acquisto e informazioni commerciali relative alle forniture.
Galenis
Normalizza e mette in relazione queste informazioni.
Ecommerce e marketplace
Ricevono i dati necessari alla pubblicazione e alla vendita.
Il risultato è un’architettura molto più controllabile rispetto a una serie di integrazioni indipendenti tra ogni singolo sistema.
Un esempio pratico
Supponiamo che una farmacia debba gestire un catalogo di 50.000 prodotti.
Per ogni articolo deve conoscere almeno:
- identificativo;
- descrizione;
- categoria;
- prezzo;
- disponibilità interna;
- eventuale disponibilità presso i fornitori;
- costo di acquisto;
- dati necessari all’ecommerce.
Queste informazioni non provengono necessariamente dalla stessa fonte.
Una possibile configurazione potrebbe essere:
| Informazione | Fonte |
|---|---|
| Anagrafica prodotto | Farmadati |
| Codici e classificazioni | Farmadati |
| Stock della farmacia | Gestionale |
| Costo di acquisto | Fornitore |
| Disponibilità esterna | Grossista |
| Prezzo ecommerce | Motore pricing |
| Pubblicazione prodotto | Ecommerce |
| Distribuzione dati | Galenis |
Il vantaggio di questo modello è che ogni sistema rimane responsabile del dato per il quale è stato progettato.
Vantaggi dell’integrazione Farmadati per la farmacia
Integrare una banca dati farmaceutica nei processi informatici della farmacia può produrre diversi benefici operativi.
Riduzione dell’inserimento manuale
Inserire manualmente migliaia di prodotti richiede tempo e aumenta la probabilità di errore.
L’importazione automatizzata permette invece di utilizzare informazioni già strutturate.
Anagrafiche più coerenti
Quando diversi sistemi utilizzano gli stessi identificativi diventa molto più semplice riconciliare prodotti provenienti da fonti differenti.
Aggiornamenti automatizzati
Una procedura schedulata può verificare periodicamente gli aggiornamenti e applicare le variazioni previste dal flusso di integrazione.
Ecommerce più facile da gestire
Per una farmacia online, mantenere manualmente decine di migliaia di schede prodotto può diventare rapidamente insostenibile.
L’automazione permette di concentrare il lavoro editoriale sulle categorie e sui prodotti strategicamente più importanti.
Maggiore scalabilità
Una farmacia può ampliare il proprio catalogo digitale senza aumentare proporzionalmente il lavoro necessario alla gestione delle anagrafiche.
Farmadati e gestione dei fornitori
L’utilizzo di identificativi standardizzati diventa particolarmente importante quando la farmacia lavora con più fornitori e grossisti.
Ogni fornitore può infatti mettere a disposizione un proprio listino contenente informazioni come:
- codice AIC o altro identificativo;
- EAN;
- descrizione;
- disponibilità;
- azienda produttrice;
- costo di acquisto;
- aliquota IVA;
- eventuali classificazioni.
Il middleware può utilizzare gli identificativi per riconciliare il prodotto del fornitore con l’anagrafica presente nel catalogo centrale.
A quel punto diventa possibile confrontare automaticamente diversi fornitori.
Per esempio, per uno stesso prodotto:
| Fornitore | Disponibilità | Costo |
|---|---|---|
| Grossista A | 120 pezzi | €8,40 |
| Grossista B | 35 pezzi | €8,15 |
| Grossista C | 0 pezzi | €7,95 |
Il sistema può quindi utilizzare queste informazioni per supportare i processi di approvvigionamento della farmacia.
Questa è una delle aree in cui Farmadati, gestionale e gestione fornitori possono diventare parti dello stesso ecosistema informativo.
Farmadati non sostituisce il gestionale della farmacia
È importante distinguere i ruoli.
Farmadati è una fonte di dati.
Il gestionale è il sistema che gestisce l’operatività della farmacia.
Un middleware come Galenis svolge invece il compito di integrare e orchestrare sistemi e fonti differenti.
Sono quindi componenti complementari.
In un’architettura moderna:
Farmadati fornisce il dato → il gestionale governa l’operatività → Galenis sincronizza i sistemi → ecommerce e marketplace utilizzano le informazioni.
Questa separazione permette anche di sostituire in futuro uno dei componenti senza dover necessariamente ricostruire tutte le integrazioni.
Farmadati e altre banche dati farmaceutiche
Nel mercato italiano esistono diverse fonti informative relative a farmaci, dispositivi e prodotti sanitari.
Non tutte, però, hanno lo stesso obiettivo.
Alcune fonti sono prevalentemente istituzionali e regolatorie, mentre altre sono pensate per l’utilizzo operativo all’interno dei sistemi informatici della filiera.
Per valutare una banca dati è quindi più utile considerare caratteristiche concrete come:
- copertura del catalogo;
- qualità e struttura delle informazioni;
- frequenza degli aggiornamenti;
- identificativi disponibili;
- modalità di integrazione;
- condizioni di licenza;
- possibilità di utilizzo nei canali digitali;
- compatibilità con il software già utilizzato dalla farmacia.
La scelta non dovrebbe quindi basarsi esclusivamente sul numero di referenze presenti, ma sull’intero processo in cui quei dati devono essere utilizzati.
Dal dato prodotto alla farmacia omnicanale
Il vero valore di Farmadati emerge quando la banca dati non viene considerata come uno strumento isolato.
Una farmacia moderna può avere contemporaneamente:
farmacia fisica + gestionale + ecommerce + grossisti + marketplace + comparatori prezzi + sistemi pubblicitari.
Tutti questi sistemi devono riuscire a identificare correttamente gli stessi prodotti.
Il dato strutturato diventa quindi il punto di partenza per costruire un’infrastruttura realmente integrata.
Una piattaforma middleware come Galenis può utilizzare queste informazioni per creare un catalogo centralizzato, collegarlo alle disponibilità del gestionale e dei fornitori e distribuire successivamente i dati verso i diversi canali digitali.
In questo modo la farmacia passa dalla gestione di singole integrazioni alla gestione di un vero ecosistema omnicanale.
Domande frequenti su Farmadati
Cos’è Farmadati?
Farmadati è un operatore specializzato nella gestione di informazioni strutturate relative ai prodotti del settore farmaceutico e sanitario. I suoi dati vengono utilizzati nell’ecosistema software della farmacia e della distribuzione.
A cosa serve Farmadati?
Permette ai sistemi informatici di utilizzare informazioni strutturate sui prodotti senza dover costruire e mantenere manualmente l’intero catalogo.
Farmadati contiene i codici AIC?
I codici identificativi dei medicinali rappresentano una delle informazioni fondamentali utilizzate per riconciliare le referenze farmaceutiche. La disponibilità concreta dei diversi campi dipende dal dataset e dal servizio utilizzato.
Quanto costa Farmadati?
I costi possono dipendere dal servizio, dai dati richiesti, dal tipo di utilizzatore e dalle condizioni di licenza. Per conoscere prezzi e condizioni aggiornate è necessario verificare l’offerta commerciale del fornitore.
Con quale frequenza vengono aggiornati i dati?
La frequenza dipende dal servizio e dal flusso dati utilizzato. In un progetto di integrazione è importante definire anche la frequenza con cui il software della farmacia acquisisce ed elabora gli aggiornamenti.
Farmadati può essere collegato a un ecommerce?
Sì, purché l’utilizzo dei dati sia compatibile con il servizio e con le relative condizioni di licenza. Normalmente è preferibile utilizzare un livello di integrazione che separi la fonte dati dalla piattaforma ecommerce.
Farmadati sostituisce il gestionale della farmacia?
No. Una banca dati farmaceutica e un gestionale svolgono funzioni differenti. La prima fornisce informazioni strutturate sui prodotti; il secondo gestisce l’operatività della farmacia.
Farmadati può essere integrato con Galenis?
Galenis è progettato per integrare fonti dati, gestionali, ecommerce, fornitori e marketplace. Farmadati può quindi costituire una delle fonti del catalogo all’interno dell’architettura, in funzione del servizio e delle licenze disponibili.
Integrare Farmadati nel proprio ecosistema digitale
Per una farmacia con migliaia di referenze, un ecommerce e più fornitori, la qualità dell’infrastruttura dati diventa importante quanto quella della piattaforma ecommerce.
Il punto non è semplicemente avere accesso a Farmadati, ma riuscire a utilizzare correttamente quelle informazioni insieme ai dati provenienti dal gestionale e dai grossisti.
Con Galenis, Devlogica sviluppa un livello di integrazione dedicato al mondo farmacia capace di collegare catalogo, gestionale, fornitori, ecommerce e canali di vendita.
L’obiettivo è costruire un unico flusso coerente:
Farmadati → Galenis → gestionale e fornitori → ecommerce → marketplace e canali digitali.
In questo modo le informazioni sui prodotti possono diventare parte di un processo automatizzato, riducendo le attività manuali e preparando la farmacia a gestire cataloghi e canali di vendita sempre più complessi.